Общие суды наконец дождались появления новой инструкции по делопроизводству. Этот правовой продукт адаптирован к нормам Уголовного процессуального кодекса и техническим инновациям, таким как видео-конференц-связь и проект «Электронный суд». Однако самое главное, по-видимому, то, что новый документ унифицировал делопроизводство в судах разных инстанций. Выясним, пойдет ли это на пользу судопроизводству. Системный учет: времени мало Прежде всего новая Инструкция по делопроизводству в местных общих судах, апелляционных судах областей, апелляционных судах городов Киева и Севастополя, Апелляционном суде Автономной Республики Крым и Высшем специализированном суде по рассмот­рению гражданских и уголовных дел предусматривает автоматизированную систему документооборота. Это предопределено тем, что в Стратегическом плане развития судебной власти Украины на 2013—2015 годы в качестве одной из задач предусмотрено «инновационное использование технологий и совершенствование судебных процедур».

1. Инструкция По Нотариальному Делопроизводству Украина
2. Инструкция По Делопроизводству Украина

Все документы, представленные в каталоге, не являются их официальным изданием и предназначены исключительно для ознакомительных целей. Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Украинской ССР и исполнительных комитетах местных.

Именно в рамках реализации этого тезиса на протяжении года проводилось совершенствование программного обеспечения автоматизированной системы делопроизводства. И хотя инструкция уже используется, электронный документооборот работает, процесс приведения в соответствие программного обеспечения и интеграции используемых в судебной системе программных продуктов, в частности программы электронного делопроизводства Д-3, еще продолжается. Обязанности по ведению делопроизводства распределены между работниками аппарата таким образом, что судья не выполняет функции, прямо не касающие­ся осуществления правосудия. Правда, автоматизированная система делопроизводства суда не отменяет бумажные формы отчетности, однако электронному виду документов придается особое значение. Очевидно, такая автоматизация усиливает контроль за поступлением и исполнением процессуальных документов. Это так называемая профилактика потери бумаг или отсрочки исполнения судебного акта. Ведь согласно новой инструкции в автоматизированной системе указывается и срок исполнения.

Это, кстати, касается как процессуальных, так и непроцессуальных документов. Усилен контроль и за отправкой судами корреспонденции.

Так, согласно п.7.1 инструкции вся исходящая корреспонденция принимается, проверяется и отправляется по почте, посредством фельдъ­егерской или телеграфной связи, по факсу или с помощью других средств, обеспечивающих фиксацию сообщения об отправке, либо передается нарочным службы делопроизводства (ответственным работником или соответствующим структурным подразделением) после регистрации в АСДС. Однако в результате такой повальной регистрации документов, суды сталкиваются с проблемами — загруженностью службы делопроизводства и задержками с отправкой документов участникам судебного производства. Ведь в случае введения централизованной регистрации всей корреспонденции путем заполнения соответствующих форм в автоматизированной системе документооборота количество корреспонденции, подлежащей учету, возрастет в 4—5 раз. Тем более что регистрация большинства документов дублируется в соответству­ющих журналах учета. Исчисление разумных сроков Проблема соблюдения процессуальных сроков, возможно, в первую очередь касается именно местных судов. Службы делопроизводства некоторых местных и районных судов просто не успевают обработать огромное количество заявлений и обращений.

Инструкция По Нотариальному Делопроизводству Украина

За день ответственный работник структурного подразделения аппарата должен обработать все документы, поступившие в учреждение на протяжении суток. То есть процесс обработки совпадает с процессом принятия. Такая непрерывность процесса почти исключает невозможность несоблюдения сроков исполнения документов, которые исчисляются по новой инструкции со дня регистрации входящего документа (заявления, жалобы, иска) в АСДС. В системе отмечаются и сроки исполнения каждого конкретного документа.

Если в предыдущей инструкции не было четких требований к ним, то теперь эти сроки прописаны в тексте документа. Они исчисляются в календарных днях.

Сроки могут указываться в тексте документа или резолюции. В п.5.8 инструкции сроки четко определены. Так, документы подлежат исполнению:. без указания срока исполнения — в течение 30 дней со дня регистрации документа в АСДС;.

в случае наложения резолюции «Срочно» — в течение 3 дней со дня регистрации документа в АСДС;. в случае наложения резолюции «Немедленно» или «Безотлагательно» — в течение 1 дня со дня наложения резолюции.

Понятно, что такая градация пред­определена необходимостью своевременно рассматривать гражданские дела, уголовные и административные производства. Ведь человеку, который в это время находится под стражей, каждый день дается большой ценой. И только согласованная работа службы делопроизводства, сотрудников аппарата и непосредственно судей может оптимально ускорить рассмотрение тех или иных заявлений, ходатайств и жалоб. Ознакомление: право или обязанность? На конституционном уровне в качестве основных принципов судопроизводства закреплены, в частности, равенство всех участников судебного процесса перед законом и судом, а также состязательность сторон в предоставлении ими своих доказательств и в доказывании перед судом их убедительности (ст.129). Процессуальное законодательство закрепляет право участников процесса на обязательное ознакомление с материалами дела.

Так уж сложилось, что за реализацию этого права рядовым гражданам иногда приходится бороться. Ведь из-за большой загруженности ответственные работники, по большей части это секретари судебных заседаний, отказывают в предоставлении материалов сторонам процесса, когда те обращаются с таким требованием. Раньше инструкция по делопроизводству регламентировала, что ознакомление может происходить в течение всего рабочего дня.

Новый документ также содержит этот тезис. Вероятно, и теперь гражданам придется заранее планировать свою встречу с работником суда и приходить на нее вовремя. К тому же по-другому будет происходить фиксация самого факта ознакомления. Теперь, ознакомившись с делом, сторона или ее полномочный представитель должны будут расписаться в специальном журнале. Именно в нем указываются номер дела, количество томов или их номера и время выдачи материалов производства посетителю.

Это едва ли не единственный случай, когда процессуальное действие не фиксируется в АСДС. Единый подход к процессу Скорее всего, инструкция по делопроизводству станет бестселлером года. Ее появления ждали, а в некоторых судах начали прорабатывать еще на стадии проекта. Однако тот факт, что один документ фактически вместил в себя несколько, причем значительных по объ­ему, заслуживает внимания.

Унификация делопроизводства в судах разных инстанций поможет избежать формального формирования дел, присвоения номера и т.п. Работникам аппарата первой, апелляционной и кассационной инстанций при получении дела будет проще разобраться с полученными документами, они смогут быстрее направить их на исполнение в соответствующее подразделение судебного учреждения. ГСАУ очень ответственно отнеслась к виду процессуальных документов, в частности к их оформлению. В приложениях к инструкции работники аппарата смогут найти детальные примеры оформления исполнительных листов, распоряжений об исполнении приговоров и других процессуальных документов, памятки о правах и обязанностях сторон. По мнению специалистов, недоработанным осталось разве что содержание судебной повестки, которая посылается с помощью SMS-сообщения. В документе приведен пример повестки, которая посылается по почте или вручается лицу и отвечает нормам действующего УПК.

Однако сугубо технически невозможно соблюдать такие требования к виду документа при формировании SMS-сообщения. Учитывая тот факт, что в настоящее время номера дел и производств могут повторяться в местных и апелляционных судах, у сторон процесса будут возникать сложности с идентификацией дела, по которому поступает SMS-повестка. На этот факт неоднократно обращал внимание Совет судей общих судов. Несмотря на наличие определенных проблем, новая инструкция привела к одному знаменателю подобное по своей сути и специфике делопроизводство в судах разных инстанций.

Единый подход к процессу, его унификация, оптимизация и совершенствование стопроцентно положительно повлияют на качество и оперативность осуществления правосудия. По крайней мере, все на это надеются.

Делопроизводство – процесс не из самых простых. Он требует внимательности, аккуратности и знания многих важных аспектов. Большую помощь в данном процессе оказывает инструкция по делопроизводству. Что это такое и можно ли вести делопроизводство без данной инструкции, мы попробуем разобраться вместе. Итак, начнем с самого начала, с определения.

Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) – это основной локальный нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в организации. Она устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними, закрепляет систему делопроизводства, установленную в конкретной организации. Наличие тех или иных разделов и сам текст инструкции строго не регламентированы, они составляются с учетом специфики каждой конкретной организации. Кроме того, иметь инструкцию законодательно обязаны только государственные организации. Коммерческие структуры могут работать без подобного документа, но, как показывает практика, такой подход значительно усложняет и замедляет процесс делопроизводства. Разработка инструкции по делопроизводству Основой для составления инструкции по делопроизводству выступают Примерные и Типовые инструкции.

Кроме того, инструкция по делопроизводству должна базироваться на действующем законодательстве в сфере документации и информации и отражать специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации. Правовым основанием для разработки инструкции по делопроизводству являются:. законодательные и иные нормативные правовые акты РФ в сфере информации, документации и архивного дела;. правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти;. методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Составлением инструкции обычно занимается служба документационного обеспечения при участии архива и юридической службы. Если же в организации нет службы ДОУ, то разработкой этого документа занимается сотрудник, отвечающий за организацию работы с документами, или же для ее составления приглашаются сторонние специалисты.

После того, как инструкция составлена и одобрена руководителем организации, ее необходимо утвердить. Утверждается инструкция нормативным правовым актом (приказом, распоряжением и др.), издаваемым руководителем организации или лицом, исполняющим его обязанности.

По правилам гриф утверждения располагается в правом верхнем углу титульного листа инструкции и состоит из слова «УТВЕРЖДЕНА», наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Утвержденная инструкция должна быть доведена до сведения всех работников организации.

В дальнейшем работники службы ДОУ вправе требовать от сотрудников организации работать с документами строго в соответствии с разделами инструкции. Структура типовой инструкции по делопроизводству Любой документ, который призван регламентировать те или иные процессы работы, имеет определенные разделы. Как мы уже отмечали, каждая организация создает свою инструкцию, чтобы она полностью отражала именно их специфику и учитывала все аспекты работы с документами.

При этом, есть Примерные и Типовые инструкции, которые позволяют не пропустить важные составляющие, и создать действительно работающий документ. Обычно инструкция включает общие положения, тематические разделы и приложения. Раздел «Общие положения» устанавливает:.

сферу распространения инструкции (например, инструкция распространяется на все документы организации или только на определенную группу и т.п.);. ответственность сотрудников за несоблюдение правил, установленных в инструкции;. подразделение или должностное лицо, отвечающее за единый порядок и организацию работы с документами в организации;. нормативно-методическую базу.

Тематические разделы являются важнейшими: в них прописаны все особенности работы с документами. Раздел «Правила составления и оформления документов», который определяет:. виды и разновидности документов, используемых в работе организации;. общие правила и стандарты подготовки и оформления документов;. правила подготовки отдельных видов документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;. порядок изготовления и размножения документов;.

правила оформления и заверения копий и приложений;. порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов;. порядок работы исполнителей с документами. При необходимости раздел может быть расширен дополнительными пунктами, которые помогут полностью охватить все аспекты работы с документами в конкретной организации. Раздел «Организация документооборота и исполнения документов» включает в себя несколько подразделов: «Документооборот»:. регламентирует порядок приема, обработки, распределения входящей документации, а также порядок подготовки и отправки исходящих документов;.

описывает правила транспортировки и передачи документов;. разъясняет правила и порядок учета объема документов. «Регистрация документов» включает:. порядок регистрации входящих, исходящих, внутренних документов;. формы и методы регистрации;. правила индексации документов.

«Организация справочной работы» закрепляет:. принципы построения информационно-справочной работы в организации;. справочный массив (справочные карточки, электронные базы данных и др.);. технологию информационно- поисковой работы. «Контроль исполнения документов» устанавливает:.

категории документов, подлежащих обязательному контролю;. порядок поставки документов на контроль;. технологию контроля (формы контрольных карточек, применение отметок на документах и др.);. обязанности исполнителей;.

Инструкция По Делопроизводству Украина

типовые сроки исполнения документов;. порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов;. порядок доклада руководителю об исполнительской дисциплине. «Оперативное хранение документов» предписывает:. правила хранения документов в службе ДОУ и в структурных подразделениях организации;. правила оформление дел;. порядок разработки и использования номенклатуры дел;.

порядок систематизации и индексации дел;. ответственность определенных должностных лиц за сохранность документов.

«Подготовка документов к сдаче в архив» включает:. порядок проведения экспертизы (отбор документов для хранения и уничтожения);. правила подготовки дел к хранению;. требования к описанию и оформлению дел;. порядок передачи дел в архив. Последний блок инструкции – это приложения, которые содержат справочный материал.

Например, образцы бланков организации, примеры заполнения документов, перечень важных сроков, связанных с теми или иными документами. То есть, в конце инструкции дается подробная «шпаргалка», помогающая сотрудникам оперативно найти актуальную информацию для работы со всеми видами документов. Безусловно, иметь или не иметь инструкцию по делопроизводству в своей организации, решает каждый конкретный руководитель самостоятельно. Наверное, для небольшой компании, документооборот которой ничтожно мал, отсутствие инструкции не будет серьезной проблемой. Но для крупных организаций инструкция по делопроизводству станет серьезным подспорьем в работе, сократит сроки обработки и поиска документов, приведет в подарок архив.

Главное, чтобы это была действительно работающая инструкция, а не созданная «для галочки». Правильно составленная и доведенная до каждого сотрудника инструкция по делопроизводству позволит свести к минимуму ошибки в работе, а также унифицирует процессы, чем повысит их результативность.